Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suunnittelurasia Ky:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.3.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Suunnittelurasia ky, Martantie 26, 06100 Porvoo sirja@suunnittelurasia.fi

Y-tunnus (1819870-5)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sirja Sirén, sirja@suunnittelurasia.fi, 040 562 2639

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on - henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) - sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- julkisen tehtävän hoitaminen tai
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).
Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voidaan käyttää profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt tai markkinointiluvan antaneet. Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin

a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot,
b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

c) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneen käynnin tai asioinnin verkkopalvelimen teknisesti vaatimat tiedot, tieto käyttäytymisestä sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin, tapahtumiin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun, sekä yhteydenotot muihin työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

d) rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymävuosi, allergiatiedot

e) Muista julkisista lähteistä saatavilla olevat tiedot verkkosivuilla vierailleista kävijöistä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

7. Evästeet ja automaattiset tietojenkeruutyökalut

Evästeet
Evästeiden käyttö on yleistä verkkopalveluissa. Evästeet (cookies) ovat pieniä merkkijonon sisältäviä tekstitiedostoja, joiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi käyttäjän vieraillessa verkkosivustolla tai palvelussa. Useimmat selaimet on määritetty hyväksymään evästeitä. Voit koska tahansa muuttaa käyttämäsi selaimen asetuksia niin, että selain ei ota vastaan kolmannen osapuolen evästeitä tai ilmoittaa niiden lähettämisestä. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toimivuuteen.
Palvelumme hyödyntävät evästeitä, jotta pystyisimme tarjoamaan mahdollisimman hyvän ja asiakasystävällisen palvelukokemuksen verkkosivuillamme ja palveluissamme. Kehittääksemme verkkosivujamme ja palveluitamme, keräämme evästeiden avulla tietoa siitä, miten käyttäjä käyttää verkkosivujamme / palveluitamme.

Käyttäjän vieraillessa verkkosivuillamme tai palveluissamme, selain lähettää automaattisesti teknisiä tietoja (kuten IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, edellinen sivusto).

Tilastot
Keräämme tilastotietoa verkkosivuillamme ja palveluissamme vierailleista käyttäjistä. Tällaista tietoa ovat mm. Kävijämäärät, suosituimmat sivut, sisääntulo- ja poistumissivut, klikatut linkit ja sivustolla vietetty aika.

Google
Palvelun käytön analysointiin voi olla käytössä Google Analytics -analysointipalvelu tai muu Googlen palvelu. Analytics-evästeen avulla saamme tietoja käyttäjän toiminnasta sivustossa. Näitä tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin. Käytämme Leadfeederiä tunnistaaksemme sivustollamme vierailleita yrityksiä.

Palvelujemme mainostamiseen saatetaan käyttää Google Adwordsia, jonka avulla näemme miltä sivuilta yhteydenotot ovat peräisin. Näitä tietoja ei yhdistetä henkilötietoihin.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Suunnittelurasia ky:llä on oikeus ja velvollisuus käsitellä tietoja asiakkaan ja mainostoimiston välisen sopimuksen edellyttämiin tarkoituksiin. Mainostoimisto voi luovuttaa tietoja asiakkaan puolesta palvelun edellyttämille osapuolille. Adapzon Studio -verkostokumppanin kanssa tehtävät markkinointitoimenpiteet edellyttävät tietojen vapaan, mutta suojatun jakamisen. Suunnittelurasia ky käsittelee henkilötietoja ainoastaan vain Suomessa ja muiden EU/ ETA-maiden sisällä elleivät osapuolet erikseen ole toisin sopineet.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Pidätämme oikeuden tietosuojaselosteen muutoksiin. Muutokset julkaistaan päivämäärän kanssa verkkosivuillamme. Suosittelemme käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

13. Muut tietosuojaan liittyvät asiat

Suunnittelurasia ky:n verkkosivustot ja palvelut saattavat sisältää linkkejä muille sivustoille tai sisältää sisältää sisältöä muilta sivustoilta. Suunnittelurasia ky ei vastaa tällaisten kolmansien osapuolien sivustoista.